Medio Ambiente

La oficina sin papel

La oficina virtual sin papel ofrece finalmente apoyar a los problemas del cambio climático. Más allá de una solución práctica, se busca que ésta incida en toda la cotidianidad.
domingo, 26 de septiembre de 2021

CIUDAD DE MÉXICO (proceso.com.mx).– Hace muchos años, cuando Bill Gates era el CEO de Microsoft, planteó la idea de la oficina "paperless", es decir, sin necesidad de papel. Todo podía hacerse de manera electrónica y no había francamente necesidad de imprimir una sola hoja de ningún documento. Bueno, eso pensaba Gates en ese entonces. Sin embargo, con los años lo que parece haber pasado es lo contrario: hoy en día se imprime mucho más que en los años pasados. Las razones son muchas, por ejemplo, somos más personas, el papel tiene la virtud de tener un documento que diga algo que no se puede borrar fácilmente y además, de acuerdo a quien lo emita, es un documento con validez legal en diversas situaciones.

Sin embargo, la idea de Gates no es mala y quizás se ha olvidado porque muchas tendencias se siguen y la gente olvida lo que alguien como Gates opinaba en su momento, pues ya pasó de moda. Pero veamos ejemplos elementalmente claros: en algunas instituciones académicas, se les pide a los académicos de nuevo ingreso una serie de documentos, desde el Acta de Nacimiento hasta su título profesional. Curiosamente a alguien en el gobierno pensó que el acta de nacimiento bien podría tener caducidad para así cobrarle al ciudadano -cada seis meses al menos- una nueva acta si había necesidad de sacarla. Pero curiosamente, muchas instituciones ya tienen desde hace mucho nuestras actas de nacimiento y si pedimos trabajo en alguna de ellas, no habría necesidad de darles un papel más, que se va a un archivo muerto, el cual con los años se puede echar a perder por la climatización donde se guarde o bien, por una inundación o desastre natural.

Si las instituciones académicas tuviesen todo el papeleo de forma electrónica, en formato PDF, por ejemplo, no habría necesidad de andar pidiendo una vez más papeles. El primer efecto sería que la información podría consultarse por las instituciones oficiales en sus bases de datos. Además, esta información, que no son más que bits y bytes, se mantiene perfectamente bien sin necesidad de llevar un archivo físico en papel, con los requerimientos de tener que guardar todos esos papeles por una cantidad ingente de tiempo.

Es claro que para esto ocurra, hay que tener aparatos que digitalicen documentos. Pero hoy los dispositivos que escanean los documentos son muy baratos y por ende, el asunto sería tener manejadores de información que pudiesen tener el control de una enorme cantidad de documentos. Hoy eso tampoco es problema. Para muestra piensen en YouTube, en donde se suben unos 100 megas por minuto. Siempre me he preguntado ¿dónde guardan tantos videos? Pues bien, las bases de documentos no requerirían esta infraestructura, la cual sería mucho menor.

Evidentemente hay que considerar que los sistemas digitales de información deben asegurarse de cero filtraciones de la información personal que van acumulando y que, los funcionarios responsables de verificar y añadir nuevos documentos, deben ser gente que tenga muy clara sus atribuciones y además, los permisos de los sistemas deben ser claramente identificados.

La idea apoyaría pues lo que Bill Gates pensaba desde hace años. ¿Por qué hay tanto papeleo? ¿Por qué no empezar a pensar en la virtud de tener todo en formato electrónico? Vamos, hasta el gobierno de la CDMX ya ha empezado y puede uno tener una licencia de conducir virtual, en el teléfono inteligente, de manera que la posibilidad de que se nos olvide el documento cuando vayamos a manejar se minimiza y además, no tenemos que cargarlo físicamente. La licencia -en caso de ser detenido por una infracción- puede mostrarse desde el teléfono.

La oficina virtual sin papel ofrece finalmente apoyar a los problemas del cambio climático. Más allá de una solución práctica, se busca que ésta incida en toda la cotidianidad.

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